1.بعد الاطلاع على معايير وضوابط اختيار أصحاب المشاريع، يتقدم صاحب المبادرة بطلبه عن طريق تعبئة النموذج (رقم1) وإرساله للوحدة عن طريق البريد الإلكتروني.

 2.بالإمكان التقدم بالمشروع للوحدة بشكل مباشر في المجالات البحثية أو الإكلينيكية أو التطويرية، أما فيما يختص بالمشاريع التعليمية كاستحداث برنامج دراسي منتهي بشهادة أكاديمية تمنحها جامعة الملك سعود (مثال: دبلوم) فسوف يتم عرض المشروع أولاً على مجلس القسم الأكاديمي وترفع للوكيل المختص (الشؤون الأكاديمية و التعليمية – وكالة الدراسات العليا والبحث العلمي ) .

3. تحال موافقة المجلس مع نموذج التقدم للمشروع من قبل الوكالة المختصة بعد اكتمال المسوغات و تأييد مناسبة المقترح إلى وحدة الأعمال.

4.تقوم الوحدة بدراسة النموذج المرسل ويتم الرد على صاحب المشروع خلال خمسة أيام عمل.

5.يمكن لصاحب المشروع التقدم بطلب استشارة مبدئية للوحدة قبل ارسال المشروع وذلك لتلقي الدعم والتوجيه اللازم للتوافق مع معايير التقديم وتلافي الأخطاء قبل تعبئة النماذج اللازمة ومن ثم يتم كتابة المشروع وفق النموذج المعتمد وارساله عبر البريد الإلكتروني لوحدة الأعمال.

6.عند قبول المشروع كمبادرة ذات عائد مالي، سيتم تزويد صاحب المبادرة بنماذج العرض الفني والمالي وفق نماذج معهد الملك عبدالله للبحوث والدراسات الاستشارية المعتمدة على أن يتم تسليمها للوحدة بعد عشرة أيام عمل.

7.تقوم وحدة الأعمال بدراسة العروض الفنية والمالية وإرسالها لمعهد الملك عبدالله للبحوث والدراسات الاستشارية للحصول على الاستشارة الفنية والمالية والقانونية وذلك طبقاً للإجراءات المتبعة لدى المعهد وحسب الإطار الزمني الذي يستغرقه سير المعاملة لدى المعهد.

8.بعد اعتماد العروض الفنية والمالية من قبل معهد الملك عبدالله للبحوث والدراسات الاستشارية، يتم توقيع العقود مع رئيس المشروع والمساهمين بتقديم الخدمات باستخدام نماذج العقود المعتمدة منه، وإرسال نسخة منها للمعهد للاحتفاظ بها في السجلات.

9.عند البدء في المشروع، يتعهد رئيس المشروع بتسليم تقارير دورية تشمل مؤشرات أداء المشروع المتفق عليها لكل مرحلة من مراحله كما يلتزم رئيس المشروع بإفادة الوحدة بأي تعثر للمشروع.

10.عند عدم مقدرة رئيس المشروع على الاستمرار في إدارته، يلتزم بترشيح من ينوبه في ذلك على أن يمتلك الخبرة اللازمة ويكون أحد أعضاء فريق المشروع.

11.في حال وجود جهـة خارجيـة طالبـة للمشروع/خدمـة، يتولى معهد الملك عبدالله للبحوث والدراسات الاستشارية من خلال إدارته ووحداته المختصة باستقبال طلبات الخدمات الخارجية والتواصل مع وحدة الأعمال للنظر في إمكانية تنفيذ الطلب في الجهة. كما يقوم المعهد بإعداد وصياغة العقد الخارجي لتقديم الخدمة وجميع العقود ذات الصبغة المالية ليعكـس التزامـات المعهـد مـع الجهـة الطالبـة للخدمـة، وبمـا يضمن الالتـزام بالأنظمـة السـارية.